Cara Mudah Membuat Surat Resmi Menggunakan Ms. Word 2016

Assalamualaikum wr.wb

Sebelum kita kepembahasan selanjutnya, saya akan menjelaskan terlebih dahulu pengertian surat resmi.

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Kita dapat mengenali sebuah surat resmi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah:

·         Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.

·         Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.

·         Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit (kurang jelas arti atau maksudnya), tapi bahasa eksplisit (jelas makna maupun artinya).

·         Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block

·         Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

·         Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.

·         Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

·         Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

Disini ada beberapa bagian-bagian surat resmi, yang saya cantumkan di dalam foto.

Dalam foto tersebut yang saya dapatkan ada delapan bagian surat resmi, yaitu :

1. Kop Surat atau kepala surat adalah sebagai identitas suatu perusahaan/instansi penerima surat mengetahui asal surat tersebut serta perusahaan atau lembaga apa yang    mengirim surat kepada mereka.

2. Menunjukkan bahwa pada tanggal surat  tersebutlah surat itu dibuat

3. Dalam pokok surat terdapat tiga bagian yaitu,

•      Nomor Surat Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan. 
•      Lampiran adalah Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
•       Hal adalah pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

 4. Salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

                   Contoh:
                                Dengan hormat,
                                Salam pramuka,
                                Assalamualaikum wr.wb.

 5. Pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak di sampaikan. Walaupun disebut sebagai alenia, sesungguhnya bagian ini umumya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan, sering pula alenia pembuka yang sekaligus merupakan alenia isi. Bagian pembuka hanya ditandai dengan kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan.

                     Berikut beberapa contoh alenia pembuka yang sering digunakan.

                1)      Dengan ini kami beritahukan bahwa…..

                2)      Dengan ini kami menyatakan bahwa…..

                3)      Dengan surat ini kami menerangkan bahwa….

 6. Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat  masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

  7. Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

8. Fungsi tanda tangan pengirim adalah sebagai penanggung jawab surat dan sebagai petunjuk bahwa surat tersebut resmi dan siap untuk dikirim karena sudah ditandatangani.

Nah itu dia penjelasan tentang fungsi bagian-bagian surat resmi,mungkin teman-teman sudah memahami penjelasannya diatas, sekiranya paham, mari kita coba membuat kop surat resmi dengan cara sederhana menggunakan haeder di Ms. Word 2016.

1.       Buka aplikasi Microsoft Word, disini saya memakai Microsoft Word 2016.
2.        Lalu pada dokumen ms word, double klik pada bagian Header dokumen ms word anda, hingga anda masuk ke mode header editor. 
3.       Masukan gambar logo di bagian kiri (kolom kiri bagian atas), dengan cara insert > pilih gambar logo > atur dengan wrap text.
4.       Masukan teks di bagian kanan bagian atas.
5.      Tambahkan garis bawah pada kop surat, saya menggunakan shape untuk membuat garis bawah pada kop surat.

•     Berikut hasil dari langkah-langkah membuat kop surat : https://drive.google.com/open?id=1Y7jQKi29x9smhR3n6t6GtvJgFq_4lT1g

Semoga bermanfaat😊.

Wassalamualaikum wr.wb