Assalamualaikum wr.wb
Sebelum kita kepembahasan selanjutnya, saya akan menjelaskan terlebih
dahulu pengertian surat resmi.
Surat resmi adalah surat yang digunakan
untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan,
lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu
sama lain secara formal. Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang
telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan
jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.
Kita dapat mengenali sebuah surat resmi
dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu
bisa mengenalinya dengan mudah:
·
Surat
resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan
Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang
dipakai.
·
Surat
resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti
maksud dan isinya.
·
Surat
resmi tidak menggunakan bahasa implisit (kurang jelas arti atau maksudnya),
tapi bahasa eksplisit (jelas makna maupun artinya).
·
Dibuat
dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
·
Terdapat
kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
·
Di dalam
surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan,
dan lampiran bila ada.
·
Surat
resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
·
Surat
resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.
Disini ada beberapa bagian-bagian surat resmi, yang saya cantumkan di dalam
foto.
Dalam foto tersebut yang saya dapatkan ada delapan bagian surat resmi,
yaitu :
1. Kop Surat atau kepala surat adalah sebagai identitas suatu perusahaan/instansi
penerima surat mengetahui asal surat tersebut
serta perusahaan atau lembaga apa yang mengirim surat kepada
mereka.
2. Menunjukkan bahwa pada tanggal surat tersebutlah surat itu dibuat
3. Dalam pokok surat terdapat tiga bagian yaitu,
- Nomor
Surat Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga,
instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran
terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya
meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun
penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan.
- Lampiran adalah
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada
sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika
tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran
bisa ditiadakan.
- Hal adalah pada
bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
4. Salam pembuka yang berfungsi sebagai
sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan
diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
5. Pendahuluan atas pokok
persoalan yang hendak di sampaikan. Walaupun disebut sebagai alenia,
sesungguhnya bagian ini umumya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan, sering
pula alenia pembuka yang sekaligus merupakan alenia isi. Bagian pembuka hanya ditandai
dengan kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, atau berkenaan
dengan.
Berikut beberapa contoh alenia pembuka yang sering digunakan.
1) Dengan ini kami beritahukan bahwa…..
2) Dengan ini kami menyatakan bahwa…..
3) Dengan surat ini kami menerangkan bahwa….
6. Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis.
Atau dengan kata lain, isi surat masalah utama yang hendak dikemukakan.
Sebaiknya dalam menulis jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
7. Kalimat penutup berfungsi
sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan.
8. Fungsi
tanda tangan pengirim adalah
sebagai penanggung jawab surat dan sebagai petunjuk bahwa surat tersebut resmi
dan siap untuk dikirim karena sudah ditandatangani.
Nah itu dia penjelasan tentang fungsi bagian-bagian surat resmi,mungkin
teman-teman sudah memahami penjelasannya diatas, sekiranya paham, mari kita
coba membuat kop surat resmi dengan cara sederhana menggunakan haeder di Ms.
Word 2016.
- Buka aplikasi Microsoft Word,
disini saya memakai Microsoft Word 2016.
- Lalu pada dokumen ms word,
double klik pada bagian Header dokumen ms word anda, hingga anda masuk ke
mode header editor.
- Masukan gambar logo di bagian
kiri (kolom kiri bagian atas), dengan cara insert > pilih
gambar logo > atur dengan wrap text.
- Masukan teks di bagian kanan
bagian atas.
- Tambahkan garis bawah pada kop
surat, saya menggunakan shape untuk membuat garis bawah pada kop surat.
- Berikut hasil dari
langkah-langkah membuat kop surat : https://drive.google.com/open?id=1Y7jQKi29x9smhR3n6t6GtvJgFq_4lT1g
Semoga bermanfaat😊.
Wassalamualaikum wr.wb
